04-10-2018
Geachte leden,
Wij nodigen u graag uit voor de jaarlijkse, algemene ledenvergadering van de Sportvereniging Grol. Er staan belangrijke onderwerpen op de agenda. Het tijdstip van de vergadering is op verzoek van een groep jongere leden gewijzigd. De vergadering wordt gehouden op
VRIJDAG 12 OKTOBER 2018 / Aanvang: 20.00 uur.
Locatie : Sportcafé Den Elshof
Dit jaar is er geen herdenking voorafgaand aan de ledenvergadering. Deze herdenking vond al plaats op dinsdag 18 september in het kader van het jubileum Grol 100 jaar.
De AGENDA ziet er als volgt uit :
(De toelichtingen vindt u onder de agenda en op de achterzijde van dit blad)
1. Opening om 20.00 uur
2. Notulen algemene ledenvergadering d.d. 2 oktober 2017 (inzage vanaf 19.30 uur)
3. Algemeen jaarverslag seizoen 2017-2018 (inzage vanaf 19.30 uur/toelichting secretaris)
4. Financieel jaarverslag seizoen 2017-2018 (inzage vanaf 19.30 uur/toelichting penn.meester)
5. Verslag kascommissie over boekjaar 2017-2018 (de kascommissie bestaande uit Lars Oesterholt en Roy Berentsen brengt schriftelijk verslag uit)
6. Aanstelling kascommissie over boekjaar 2018-2019 (het voorstel is om Roy Berentsen en Marjolein Houwer te benoemen onder voorbehoud van een andere controlemethodiek)
Huldigingen : eerste ronde (2 leden 50 jaar lid)
7. Rooster van aftreden en benoeming leden hoofdbestuur (zie toelichting)
8. Vervanging toplaag kunstgrasvelden (zie toelichting)
9. Contributiebeleid s.v. Grol (zie toelichting)
10. Begroting 2018-2019 (zie toelichting)
Huldigingen : tweede ronde (2 leden 50 jaar lid)
11. Organisatie s.v. Grol en uitvoering Beleidsplan (zie toelichting)
12. Stand van zaken door Werkgroep samenwerking/fusie met Grolse Boys (zie toelichting)
13. Overige zaken waaronder rondvraag
14. Afsluiting tussen 22.15 en 22.45 uur, gevolgd door een gezellig samenzijn
Namens het hoofdbestuur,
A.J.M. Zieverink, secretaris
TOELICHTINGEN
Agendapunt 7. : rooster van aftreden en benoeming leden hoofdbestuur. Volgens het rooster zijn aftredend Noëlle Neeleman en Tonnie Zieverink. Ze zijn beiden herkiesbaar. In de vacature van het taakveld accommodatiebeheer stellen wij voor met terugwerkende kracht te benoemen Floris Geessinck met als benoemingsjaar 2017, hij is al enige tijd actief in het hoofdbestuur en het bestuur van de Stichting Exploitatie Accommodatie sv Grol ; afgetreden was Peter Harbers. In de vacature van voorzitter seniorenzaken stellen wij voor te benoemen Arjen Korenromp met als benoemingsjaar 2018 ; afgetreden was Jos Penterman. In de vacature van voorzitter voetbaltechnische zaken stellen wij voor te benoemen Wouter Scharenborg met als benoemingsjaar 2018 ; afgetreden was Bart Porskamp. Penningmeester Hans van Halm heeft aangegeven nog maximaal een jaar aan te blijven en hij heeft toegezegd dat hij in die periode zijn beoogde opvolger Tom Hoffman gaat inwerken. Voorstel is Tom Hoffman per datum in 2019 te benoemen als eerste penningmeester en Tim Hubers als tweede penningmeester met name belast met de ledenadministratie. Marco Frank treedt tussentijds af. Hij blijft bij de s.v. de Grol verantwoordelijk voor communicatie en automatisering en hij blijft voorzitter van het bestuur van de stichting Internationaal Marveld Toernooi.
Agendapunt 8. : vervanging toplaag kunstgrasvelden. De voorbereiding van deze vervanging van het kunstgras op het hoofdveld, veld 1 en de Marveld Arena loopt al twee jaar. De kunstgrasvelden zijn door het onafhankelijke instituut KIWA begin van dit jaar afgekeurd. De KNVB heeft nog geen wedstrijdverbod op deze velden ingesteld. De gemeenteraad van Oost Gelre heeft € 230.000,- of € 265.000,- voor het hoofdveld beschikbaar gesteld. Het eerste bedrag bij een infill (instrooisel) met rubberkorrels plus een laag kurk daarover heen en het tweede bedrag bij een infill met alleen kurk. Verantwoordelijk voor het beheer van het hoofdveld en veld 1 is de Stichting Exploitatie Accommodatie sv Grol. De directie van Marveld Recreatie heeft de zeggenschap over de Marveld Arena en betaalt de vervanging van de kunstgras op dit pupillenveld. Afgesproken is om op alle drie velden dezelfde infill toe te passen. De afweging van rubberkorrels of helemaal kurk is extra belangrijk geworden door een onderzoek van het Rijks Instituut voor Veiligheid en Milieu (RIVM). In dit onderzoek dat afgelopen juni is gepubliceerd, heeft het RIVM de milieu-effecten van de rubberkorrels in kunstgrasvelden onderzocht. Het bestuur van de SEAG heeft een uitgebreid en afgewogen advies gegeven aan het hoofdbestuur. De sv Grol betaalt door haar jaarlijkse bijdrage aan de SEAG de feitelijke kosten van de velden en daarom heeft het hoofdbestuur de beslissingsbevoegdheid over de vervanging van het hoofdveld en veld 1. Er wordt nader ingegaan op dit advies en het besluit dat het hoofdbestuur genomen heeft. Indien de ledenvergadering daar behoefte aan heeft, kan de ledenvergadering de investering van de vervanging betrekken bij agendapunt 10, het vaststellen van de begroting 2018-2019.
Agendapunt 9. : contributiebeleid. Op de vorige ledenvergadering in 2017 is besloten de contributie voor spelende leden per 1 januari 2018 eenmalig met ongeveer € 1,- per maand te verhogen. Daarnaast is er elk jaar per 1 juli een indexatie van 1,5% mogelijk, per jaar te beoordelen. De indexatie gaat ook gelden voor de ondersteunende leden. Op basis van de beraadslaging in de ledenvergadering van oktober 2017 is in de begroting 2018-2019 de indexatie per 1 juli 2018 toegepast om de begroting sluitend te krijgen. De vergadering wordt voorgesteld dat het hoofdbestuur bij de begroting 2019-2020 weer dezelfde afweging maakt. Daarnaast is het verzoek gekomen eens kritisch te kijken naar de hoogte van de contributie voor 35+ en 45+ voetbal. Het hoofdbestuur stelt voor de contributie te verlagen van € 166,- naar € 140,- per seizoen. De indexatie per 1 juli 2018 is niet toegepast. De kleding stelt de s.v. Grol beschikbaar.
Agendapunt 10. : begroting 2018-2019. De begroting 2018-2019 is sluitend maar kent weinig vrije ruimte. De contributie-inkomsten zijn gebaseerd op het ledental van het tweede kwartaal 2018. Dat ledental zit iets boven de prognose zoals neergelegd in de ledenvergadering van 2017. De sponsoropbrengsten zijn stabiel. De subsidies van de gemeente Oost Gelre zijn ongewijzigd in de begroting opgenomen. De vervanging van het kunstgras is verwerkt in de begroting. Het jubileumkado Grol 100 jaar is eveneens verwerkt in de begroting als bijdrage aan de vervanging van het kunstgras.
Agendapunt 11. : organisatie s.v. Grol. In de vorige ledenvergadering zijn de voorgenomen organisatiewijzigingen onder de titel “Versterking s.v. Grol” toegelicht. Door de opgedane ervaringen met deze wijzigingen zal een aantal bijstellingen worden gedaan. Met name de taken en samenstelling van het voetbalbestuur zullen veranderen. Dat geldt ook voor het intussen gevormde organisatiebestuur. De structuur wordt dan een hoofdbestuur met een voetbalbestuur, een organisatiebestuur en een accommodatiebestuur. Alle organisatorische commissies en groepen vallen onder het organisatiebestuur. De organisatorische taken zijn uit het voetbalbestuur gehaald. Het voetbalbestuur (6 leden + twee adviseurs) wordt verkleind en het gevormde organisatiebestuur wordt vergroot (12 leden). Er zal ook kort worden stil gestaan bij de uitvoering van het Beleidsplan s.v. Grol 2018-2020.
Agendapunt 12. : samenwerking/fusie met Grolse Boys. Er is een gezamenlijke werkgroep gevormd. Hierin zitten 3 leden van Grolse Boys en 3 leden van Grol. De werkgroep is aangesteld om te onderzoeken of er een draagvlak is voor een fusie tussen beide voetbalverenigingen. De werkgroep heeft medio juli aan leden een bericht gestuurd over de stand van zaken. In de competitie spelen jeugdspelers van Grolse Boys nu in teams van Grol. De zaterdagteams spelen in een gezamenlijke zaterdagafdeling. In de 35+ en 45+ competitie spelen nog afzonderlijke teams van beide verenigingen. Medio oktober zijn er zeker weer nieuwe ontwikkelingen te melden. De werkgroep zal de ledenvergadering hierin meenemen.
