04-10-2013
Geachte leden,
Hierbij nodigen wij u uit voor het bijwonen van de algemene ledenvergadering van de sportvereniging Grol. De vergadering zal worden gehouden op
MAANDAG 7 OKTOBER 2013
Aanvang: 20.00 uur
Locatie: clubgebouw s.v. Grol
Voorafgaande aan de vergadering wordt om 19.45 uur voor alle leden en andere belangstellenden een herdenkingsbijeenkomst nabij de herdenkingszuil ‘Bewogen staan wij stil’ gehouden. Eén en ander ter nagedachtenis aan alle gestorven leden van de vereniging.
Zij, die daarbij aanwezig willen zijn, zijn van harte welkom!
A G E N D A :
1) Opening
2) Notulen algemene ledenvergadering, de dato 1 oktober 2012
3) Algemeen jaarverslag (seizoen 2012-2013)
4) Financieel jaarverslag (seizoen 2012-2013)
5) Verslag kascommissie (seizoen 2012-2013)
6) Verkiezing kascommissie (seizoen 2013-2014)
7) Vaststelling begroting (seizoen 2013-2014)
8) Bestuursverkiezing
PAUZE
9) Presentatie stand van zaken speerpunten 2012 - 2014
10) Extra algemene ledenvergadering d.d. 17-09-2013:
- Statutenwijziging
- Huishoudelijk Reglement
11) Samenwerking / fusie met s.v. Grolse Boys
12) Denkrichting accommodatie s.v. Grol
13) Mededelingen
14) Rondvraag
15) Huldigingen
16) Sluiting
T O E L I C H T I N G
De notulen van de algemene ledenvergadering d.d. 1 oktober 2012, het volledige algemene jaarverslag (tijdens de ALV zal een samenvatting worden voorgelezen), het financieel jaarverslag (seizoen 2012-2013) evenals de gewijzigde statuten en het huishoudelijk reglement liggen op de avond van de vergadering vanaf 19.15 uur in het clubgebouw voor alle leden ter inzage.
Agendapunt 8: Bestuursverkiezing
Bij de bestuursverkiezing zijn volgens rooster de heren Hans Scheinck (voorzitter) en Marco Frank (vice voorzitter) aftredend en herkiesbaar. Nadere toelichting volgt tijdens de vergadering.
Agendapunt 10: Statutenwijziging
Het hoofdbestuur wil graag de statuten van de s.v. Grol wijzigen. Het gaat vooral om een actualisering van de statuten, de huidige statuten dateren uit 1979.
Intussen is een concept van de nieuwe statuten opgesteld door het hoofdbestuur in samenwerking met notariskantoor Roerdink/Stevelink. De voetbalbond (KNVB district Oost) heeft met dit concept intussen ingestemd.
De vaststelling of wijziging van de statuten van onze vereniging is een bevoegdheid van de algemene ledenvergadering. De procedure van besluitvorming over wijziging van de statuten is in de statuten vastgelegd. Voor de voorgestelde wijziging van de statuten zijn de huidige statuten van toepassing en dienen te worden gevolgd. Hierin is bepaald dat tenminste tweederde van de aanwezige leden op de algemene leden vergadering ermee moet instemmen en dat op die algemene ledenvergadering tenminste tweederde van het totaal aantal leden aanwezig is. Is er op de algemene ledenvergadering niet tweederde van het aantal leden aanwezig, dan moet een nieuwe algemene ledenvergadering worden uitgeschreven. Voor die nieuwe ledenvergadering geldt dan deze eis van aanwezigheid van tweederde van het aantal leden niet meer. Wel geldt in die nieuwe ledenvergadering dat tweederde van het aantal aanwezige leden met de statutenwijziging moet instemmen om de nieuwe statuten tot stand te brengen. De eerste algemene ledenvergadering in dit kader heeft op 17 september jl. plaatsgevonden.
De voorgestelde statutenwijziging (de nieuwe statuten) ligt ter inzage vanaf 3 september in ons clubhuis (sportcafé Den Elshof) en zijn eveneens te vinden op onze website www.svgrol.nl .
Indien de vergadering de statutenwijziging goedkeurt, dan zal notaris Roerdink vervolgens de officiële akte opstellen. We zullen daarna in het clubblad melden wanneer die akte is gepasseerd bij de notaris.
Huishoudelijk Reglement
Een Huishoudelijk Reglement is een verdere uitwerking van de statuten. In een Huis-houdelijk Reglement wordt de dagelijkse gang van zaken in een vereniging vastgelegd. In het Huishoudelijk Reglement zijn de volgende onderwerpen uitgewerkt: definitie van het lid-maatschap, leden van verdienste en ere-leden, aanmelding en toelating tot de vereniging, rechten en plichten van de leden, straffen door de KNVB en de vereniging zelf, clubkleuren en clubkleding, het bestuur, het dagelijks bestuur, de bestuursverkiezing, de kascommissie, andere commissies en organen, contributie, kostenvergoedingen, opstallen van de vereni-ging, de wedstrijden, aansprakelijkheid van de leden, het clubblad en sponsoring.
Het Huishoudelijk Reglement ligt ter inzage in ons clubhuis (sportcafé Den Elshof) en is eveneens te vinden op onze website www.svgrol.nl .
Agendapunt 11: Samenwerking / fusie met Grolse Boys
De besturen van s.v. Grolse Boys en s.v. Grol stellen voor om in 2019 te fuseren. Echter de beslissing daartoe zal t.z.t. genomen moeten worden door de leden van beide verenigingen. Tijdens de leden-vergadering zullen de besturen de redenen voor deze fusie toelichten, evenals de uitgangspunten voor deze fusie. Verder zal er een stappenplan gepresenteerd worden, waarin de periode tussen 2013 en 2019 wordt weergegeven. In dit stappenplan zal duidelijk worden wat er op korte termijn eventueel staat te gebeuren en wat de (tijdelijke) consequenties van deze fusie zijn voor zowel de jeugdafdelingen als de zaterdagafdelingen van beide verenigingen.
Agendapunt 12: Denkrichting accommodatie s.v. Grol
Het hoofdbestuur denkt al enige tijd na over de toekomst van de accommodatie op sportpark Den Elshof. Er komt een flinke bevolkingskrimp in de Achterhoek aan en dat gaan wij als s.v. Grol ook merken. Het aantal jeugdleden zal met 25% tot 30% afnemen en het aantal teams dus ook. Hebben we dan niet teveel velden en kleedkamers over enige jaren? Kunnen we het allemaal nog betalen?
Kleedkamers teveel zullen we niet hebben want kunstgrasvelden vragen meer kleedkamers dan gemiddeld omdat er snel achter elkaar gespeeld kan worden en dat onbeperkt. Een kunstgrasveld hoef je niet te “sparen”.
Het aantal velden is een ander verhaal. We merken nu al dat we eigenlijk met ons 2½ kunstgrasveld één natuurgrasveld over hebben. Dat leidde na enige tijd tot de vraag of we niet een geheel duurzaam en compact sportpark zouden moeten willen in de vorm van vier kunstgrasvelden. Een verdere analyse van het gebruik van het sportpark wees uit dat we dan het best kunnen kiezen voor de compacte eenheid van de volgende velden: hoofdveld, veld 1, veld 2 en Marveldveld. Het Marveldveld zou dan wel een volwaardig speelveld moeten kunnen worden. Dat is intussen uitgezocht door een inmeting van het bureau LBA. Daaruit blijkt dat het een volwaardig speelveld kan worden mits Marveld Recreatie daaraan wil meewerken. De huidige halve Marveld Arena kan dus een hele Marveld Arena worden. Daarover verderop meer. Ook het huidige veld 2, het zogenaamde oude trainingsveld, kan een volwaardig veld worden, geschikt voor alle wedstrijden behalve voor de selectieteams.
Toen was de tijd rijp geworden om met onze buurman Marveld Recreatie te gaan praten. Onder voorwaarden bleek Marveld Recreatie bereid de gronden van de velden 3 en 4 (“bovenop”) aan te kopen. De oefenhoek kan bij de s.v. Grol blijven zodat er nog een “evenementenhoek” overblijft. De belangrijkste voorwaarde voor Marveld Recreatie is natuurlijk dat de gemeente Oost Gelre bereid is de bestemming Sport om te zetten in Recreatie. Dat is dus nog onzeker.
Er was aan het begin nog een onzekere factor. Als de samenwerking met Grolse Boys doorzet en er meer teams op Den Elshof moeten gaan spelen, zijn dan vier kunstgrasvelden voldoende? Ook die doorrekening is gemaakt en het resultaat is dat dit met vier kunstgrasvelden kan worden opgevangen en over tien jaar misschien wel met drie.
Toen waren we bij de volgende vraag. Kunnen we twee extra kunstgrasvelden betalen? Uit de gesprekken met Marveld Recreatie bleek dat we met de opbrengst van veld 3 en 4 in ieder geval één extra kunstgrasveld geheel of nagenoeg geheel kunnen betalen. Daarnaast wilde Marveld Recreatie meewerken aan het omzetten naar een volwaardig speelveld van het Marveldveld. De grond van dit veld blijft dan in eigendom van Marveld Recreatie maar kan door de s.v. Grol voor langere tijd in erfpacht worden verkregen tegen € 1,- per jaar. De s.v. Grol moet wel zelf zorgen voor de aanleg en het onderhoud. En voor die aanleg hebben we nog geen geld, oftewel we hebben de financiering nog lang niet rond. Dat is nog een knelpunt in onze gedachtegang. Mogelijkheden hiervoor zijn we nog aan het verkennen. Marveld Recreatie is bereid tot erfpachtperioden van telkens 10 jaar zodat we in de toekomst telkens kunnen afwegen of we dat veld nog nodig hebben. We bouwen dus hiermee flexibiliteit in. Want minder leden betekent minder inkomsten en dan is het goed dat je de kosten van de accommodatie ook kunt beïnvloeden. En we houden hoe dan ook een compacte accommodatie met nog steeds veel uitstraling.
Samen met de K.N.V.B. hebben we globaal uitgezocht hoe zich het aantal actieve leden de komende 30 jaar zal ontwikkelen. Dit overzicht staat hieronder; zelf vinden we dit een optimistisch scenario. Het wegtrekken van vooral jong, hoger opgeleiden uit de Achterhoek naar de grote steden is bijvoorbeeld niet in de cijfers van de K.N.V.B. betrokken.
De ontwikkeling van het aantal spelende leden binnen de s.v. Grol (bron K.N.V.B. , gecorrigeerd door de s.v. Grol voor actieve, niet-spelende leden)
2014 - 800
2020 - 700
2030 - 650
2040 - 650
(Het aantal spelende leden in 2014 bedraagt bij de v.v. Grolse Boys 190. Het samenvoegen van de spelende leden van beide verenigingen zal niet betekenen dat er 12 extra teams (190 leden gedeeld door 15 per team) bij komen). Dat zullen er veel minder zijn.
Natuurlijk zijn er nog meer uitzoekpunten zoals de fiscale gevolgen en de wijziging van de zeker-stelling voor onze leningen bij de bank.
We kunnen onze ogen niet sluiten voor de krimp van de bevolking in de Achterhoek. Die staat vast en is intussen merkbaar op de basisscholen in Groenlo en nu ook bij onze F-pupillen. Deze ontwikkeling zal zeker de basis onder de s.v. Grol niet wegslaan. Maar we willen graag die sterke vereniging blijven die we zijn. En zo’n vereniging blijft altijd bezig met zijn toekomst.
Vandaar dat we deze Denkrichting aan onze leden voorleggen. We horen graag wat u ervan vindt, allereerst op onze Algemene Ledenvergadering op 7 oktober a.s.
Agendapunt 12: Huldigingen
In 1993 bij de viering van het 75-jarig bestaan van de vereniging heeft het bestuur een gouden ‘Grol’-speld in het leven geroepen, bestemd voor de leden die 50 jaar of langer lid zijn. Deze speld wordt jaarlijks tijdens de algemene ledenvergadering uitgereikt aan de leden, die in hetzelfde jaar het 50-jarig lidmaatschap hebben bereikt. Bij het agendapunt Huldigingen valt dit jaar deze eer te beurt aan vier, in deze uitnodiging nog niet bij naam te noemen leden.
Het hoofdbestuur,
september 2013
