In de huidige digitale wereld gaat er steeds meer informatie rond. Om als Grol zijnde bij te blijven gaan we gebruik maken van Office365.

Met Office 365 krijgen we een profesionelere uitstraling. Zo zullen de e-mail adressen nu voornaam.achternaam@svgrol.nl zijn.

Ook kunnen de verschillende besturen en teams gebruik maken van Microsoft Teams om informatie te delen, chatten en online vergaderen.

De komende tijd zullen de betrokken Grol leden een mail ontvangen met daarin hun inlog gegevens.

Uitleg over hoe gebruik te maken Office 365:

In de browers (Chrome, Safari etc.):

Ga naar volgend link: Outlook Web Access en voer uw inloggegevens in. Vanuit daar kunt u ook naar Teams gaan door linksboven in op de bolletjes te klikken en Teams te selecteren.Tevens is er voor zowel Teams als Outlook een gratis desktopversie te downloaden, beschikbaar voor Windows, OSX en binnenkort ook Linux.

Via een app:

Outlook en Teams zijn ook beschikbaar voor Android en iOS. (Als u nog in het bezit bent van een Nokia 3310 word u verzocht gebruik te maken van de browser op uw computer.)

In Teams zult u een aantal teams alvast zien. Dit is het team waar u toe behoort (SEAG, CT, Bestuur etc) alsmede de algemene. Onder de algeme kunt u een aantal kanalen vinden waarin verschillende informatie van de Grol gedeelt kan worden, denk hierbij aan afgelastingen. Ook is er een kanaal genaamd Helpdesk waarin u eventuele problemen kunt melden die u ondervind.

Uitleg over Teams:

Rechts zie je het scherm waarin je kunt chatten of waar andere acties gebeuren. Links ziet u verschillende tabbladen:

Activity feed: hier vind je alle belangrijke meldingen. Bijvoorbeeld als iemand een duimpje omhoog heeft gegeven op een van mijn posts.
Chat: hier zie ik alle persoonlijke chats die ik open heb staan.
Teams: hier zie je de diverse Teams waar je onderdeel van bent. Elk team kan ook verschillende kanalen hebben. Voor ons marketingteam hebben we bijvoorbeeld en algemeen kanaal (General) maar ook een kanaal specifiek voor onze website. Binnen Broad Horizon hebben we daarnaast vaste namen gegeven. Een afdeling krijgt bijvoorbeeld [DEPT] voor zich, en als er externen in het kanaal zitten dan wordt dit aangeduid met [EXT].
Calendar: die rechtstreeks gekoppeld is aan mijn Outlook. Ik kan er zelfs gelijk afspraken inplannen of verwijderen.
Calls: een overzicht met mensen waarmee je in het verleden hebt gebeld. Je kunt hier gemakkelijk zelf groepen aanmaken en contacten doorzoeken.
Files: een totaaloverzicht van alle bestanden recente bestanden. Dit is niet echt heel overzichtelijk. Ik raad aan om per kanaal de ‘Files-tab’ te gebruiken.
…: hier vind je aanvullende apps. In mijn geval bijvoorbeeld OneNote, Planner en Stream, maar je kunt hier ook andere applicaties toevoegen. Dat doe je bij Apps onderaan. Applicaties kun je ook vastpinnen en weghalen door er met de rechtermuisknop op te klikken.
Help: Bij help vind je handige bronnen die je kunnen helpen als je even niet weet hoe iets werkt.

Via deze link is ook een PDF te vinden met meer informatie.

Videobellen met Microsoft Teams

Iets wat zeker niet mag ontbreken in een Microsoft Teams uitleg is videobellen. Want naast chatten kun je met je Microsoft Team software ook vrij uitgebreid videobellen.

Dit is een van de functies waardoor de tool zich onderscheid ten opzichte van bijvoorbeeld Slack. In de volgende punten zoomen we in op hoe je een videovergadering start en andere handigheden.

Een videovergadering starten in Microsoft Teams

Je kunt een videovergadering op verschillende manieren starten.

Via de onderkant bij je chatscherm
Via een individuele chat
Via het ‘Calls’ tabblad
Via het ‘Calendar’ tabblad

Via de onderkant bij je chatscherm

Even snel een videochat beginnen in een teams of channel kan eenvoudig via het video-icoontje onderaan je chatscherm. Deze optie is alleen beschikbaar in kanalen. Klik dan op dit donkerblauw icoontje:

Iedereen binnen het kanaal krijgt vervolgens te zien dat de video aan de slag is. Je kunt vragen aan deze persoon om mee te doen in de vergadering.

Via individuele chat

Dat doe je rechtsboven (meest linker icoontje). De rest wijst zich redelijk vanzelf uit.

Via het ‘Calls’-tabblad:

Via het Calls-tabblad kun je vrij eenvoudig iemand bellen. Bijvoorbeeld door een naam ik te typen bij ‘Make a call’. Daarnaast laat het een overzicht zien van de personen waar je vaak mee chat. Klik op het camera- of telefoon-icoontje om de call te starten.

Via de ‘Calendar’-tabblad

Via de kalender kun je rechtstreeks een ‘New meeting’ inplannen. Je krijgt dan het volgende scherm te zien.

Automatisch wordt er een link toegevoegd voor de videovergadering in Teams.

Een videovergadering bijwonen in Microsoft Teams

Het kan voorkomen dat een videovergadering al zonder jou is gestart. In dat geval kun je hem gemakkelijk bijwonen. Het enige wat je hoef te doen is ‘Join’ en je kunt vervolgens de meeting bijwonen.

Teams en kanalen in Microsoft Teams

Microsoft Teams maak onderscheid tussen teams en kanalen. Een team is en plek waar bijvoorbeeld trainers, spelers of bestuursleden samen kunnen werken. Een team is echter niets zonder kanalen. Afhankelijk van de rol die jij hebt kun jij ook nieuwe teams aanmaken, bestaande teams beheren en nieuwe kanalen toevoegen of beheren. Nieuwe teams aanmaken is gebeurt meestal door een Microsoft Teams applicatiebeheerder.

Samenwerken met Microsoft Teams

Natuurlijk hebben we het ook samenwerken in deze Microsoft Teams handleiding. Een van de grootste pluspunten is namelijk dat je rechtstreeks vanuit het Teams documenten kunt bewerken en online met anderen kunt samenwerken. Dat komt mede door de integratie van Sharepoint en OnedDrive.

Bestanden vinden, aanmaken en bewerken in Microsoft Teams

Het vinden van bestanden is vrij eenvoudig. Die vind je namelijk bij ‘Files’ zodra je en chatvenster ingaat. Dat kan een chatvenster zijn van een team of een chatvenster van bijvoorbeeld je collega.

Als je op ‘Files’ klikt krijg je een overzicht van alle bestanden die met je gedeeld zijn.

Je ziet dan een aantal opties:

New: hiermee kun je nieuwe mappen toevoegen of en nieuw Office-document toevoegen.
Upload: hiermee kun je een lokaal bestand uploaden naar de mappenstructuur.
Sync: hiermee kun je de omgeving laten synchroniseren met je lokale omgeving. Het is mogelijk om de bestanden namelijk zowel lokaal neer te zetten als in Sharepoint en Teams.
Copy link: een link naar de mappenstructuur.
Download: hiermee download je complete mappenstructuur.
Add cloud storage: hiermee voeg je extra opslagcapaciteit op.

Meer Microsoft Teams uitleg?

Microsoft Teams is eenvoudig te gebruiken en tegelijkertijd ook veelomvattend. In deze Microsoft Teams handleiding vond je de meeste basisfuncties voor het chatprogramma, maar je kunt nog veel dieper induiken in het programma en er alles uit weten te halen.

Het grote voordeel van Microsoft Teams is dat er ontzettend veel over te vinden is en dat Microsoft zelf ook veel content hierover maakt.