Per 1 oktober 2021 is de structuur iets gewijzigd. Hieronder de meest recente informatie over de organisatie.
HOOFDSTRUCTUUR
Vanaf het seizoen 2018-2019 werkt de Grol werken met een aangepaste organisatiestructuur. In het kader van het project Versterking Grol is geëxperimenteerd, geëvalueerd en verbeteringen doorgevoerd.
1. Algemeen bestuur
2. Dagelijks bestuur
3. Voetbalbestuur
4. Organisatiebestuur
5. Accommodatiebestuur
Het algemeen bestuur heeft een samenbindende rol en is het besluitvormend orgaan dat verantwoording aflegt aan de ledenvergadering. Het algemeen bestuur zal zich in de eerste plaats bezig houden met beleid en strategie. Het algemeen bestuur bestaat uit 6-8 leden. Behalve de leden van het dagelijks bestuur hebben de andere leden een leidinggevende taak bij het voetbalbestuur, bij (de onderdelen van) het organisatiebestuur of het accommodatiebestuur.
Het dagelijks bestuur is onderdeel van het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur heeft een coördinerende en bewakende rol. Dit bestuur bereidt de vergaderingen van het algemeen bestuur voor. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. Ook heeft dit bestuur een representatieve taak. Het dagelijks bestuur bestaat uit 4 leden.
Het voetbalbestuur is belast met de voetbalinhoudelijke zaken. Organisatorische aangelegenheden komen er niet aan de orde. Het voetbalbestuur is verantwoordelijk voor de voetbaltechnische lijn van de vereniging. Het voetbalbestuur doet ook de werving en selectie van het betaalde voetbaltechnische kader. Voor de benoeming van de hoofdtrainer heeft het voetbalbestuur de goedkeuring van het algemeen bestuur nodig. Een afgevaardigde van het voetbalbestuur zit in het algemeen bestuur.
Het organisatiebestuur heeft verbindende rol in de samenwerking van commissies, werkgroepen en andere organisatiegroepen. Dit bestuur zorgt ervoor dat de lijnen kort blijven, dat men sneller afspraken maakt en zaken afwikkelt. Alle taakgebieden zijn organisatorisch van aard. De voorzitter van het organisatiebestuur zit in het algemeen bestuur.
Het accommodatiebestuur is feitelijk het bestuur van de Stichting Exploitatie Accommodatie Grol. Een vertegenwoordiger van dit bestuur heeft ook zitting in het organisatiebestuur. Het bestuur van de stichting kan besluiten nemen binnen het budgettaire kader dat per jaar door het hoofdbestuur wordt bepaald. De voorzitter van het accommodatiebestuur zit in het algemeen bestuur.
TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
De taken en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur zijn een afgeleide van de taken en verantwoordelijkheden van de onderliggende vier besturen.
De taakomschrijvingen van de functionarissen in het dagelijks bestuur (voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester) zijn te vinden op de website.
De drie deelbesturen Voetbal, Organisatie en Accommodatie krijgen van de penningmeester in het algemeen bestuur een eigen budget toegewezen. De voorzitter van het deelbestuur bewaakt dit budget en legt verantwoording over de besteding van het budget af in het algemeen bestuur.
Het voetbalbestuur, het organisatiebestuur en het accommodatiebestuur werken volgens één jaarkalender die ook als checklist dient voor de te nemen acties.
VOETBALBESTUUR
Het voetbalbestuur heeft de volgende taakgebieden :
-Prestatieve teams senioren mannen en vrouwen
-Onderbouw jeugd jongens en meiden
-Bovenbouw jeugd jongens en meiden
-Keepersopleiding jongens en meiden
-Scouting binnen vereniging
-Contacten met interne Voetbalschool
Als uitwerking van de taakgebieden zijn de taken en verantwoordelijkheden van het Voetbalbestuur:
(Per functionaris zijn er nog verdere, speciale taken die informeel onder elkaar verdeeld worden en hier niet benoemd worden)
1. Ontwikkelen en bewaken beleid jeugdvoetbal
2 Ontwikkelen en bewaken beleid seniorenvoetbal
3. Organiseren van begeleiding voor de eerstejaars senioren
4. Organiseren van het interne scouting-apparaat
5. Werven en aanstellen van trainers bij selectieteams jeugd en senioren
6. Houden van resultaat- en ontwikkelgesprekken met trainers selectieteams
7. Organiseren van prestatieve activiteiten van selectieteams
8. Organiseren van de interne voetbalschool voor alle jeugdspelers
9. Onderhouden contacten over Jeugdplan Nederland en Regioselecties
10. Organiseren van technische nevenactiviteiten voor de jeugd
11. Organiseren en bewaken van de samenhang tussen jeugd- en seniorenvoetbal
12. Bepalen spelersindeling per seizoen zowel prestatief als recreatief
13. Zorgen voor taakomschrijving van hoofden jeugdopleiding
14. Zorgen voor instructie voor scouting-apparaat
15. Zorgen voor een technisch overleg tussen trainers selectie-elftallen senioren
16. Werven en aanstellen van trainers bij niet selectie-teams jeugd
17. Werven en aanstellen van trainers bij niet selectie-teams senioren
18. Opleiden van jeugdleiders en jeugdtrainers (train de trainer principe)
ORGANISATIEBESTUUR
De niet-voetbaltechnische zaken zijn geclusterd in een Organisatiebestuur.
Het Organisatiebestuur heeft een coördinerende en afstemmende taak. In dit bestuur worden de operationele zaken besproken, afgestemd en daarna uitgevoerd.
Het inhoudelijke werk wordt gedaan in de onderstaande organisatorische eenheden ; elke eenheid is verantwoordelijk voor een aantal taakgebieden.
= Commissie Jeugdzaken t/m O-17 en G-voetbal (jongens en meiden)
= Commissie Seniorenzaken vanaf O-19 (mannen en vrouwen)
= Commissie Wedstrijdsupport
= Commercieel Team
= Commissie Beheer voetbalmaterialen
= Commissie Communicatie/Public Relations en Automatisering
= Commissie Nevenactiviteiten jeugd t/m JO-17
= Commissie beheer verenigingskleding
= Contractbeheer en coördinatie kledinglijn
= Bureau Vrijwilligerszaken
= Bureau Verenigingszaken
Elke eenheid heeft een voorzitter of coördinator. Deze personen vormen het Organisatiebestuur.
De voorzitters en coördinatoren zijn verantwoordelijk voor de bezetting van hun eigen organisatie-onderdeel.
Als totaal overzicht zijn de taken en verantwoordelijkheden van het Organisatiebestuur :
1. Opleiden en begeleiden van jonge jeugdvrijwilligers
2. Opstellen van het wekelijkse trainingsschema (regulier schema en noodschema)
3. Opstellen van het wekelijkse wedstrijdenschema
4. Vaststellen van oefenwedstrijden
5. Inschrijven van teams voor competitie en bekervoetbal KNVB en toernooien
6. Onderhouden contact met KNVB over indeling teams in competitie
7. Het organiseren en in stand houden van een spelersvolgsysteem bij de jeugd
8. Zorgen voor een instructie voor klasse-coördinatoren
9. Aanvragen van dispensatie voor jeugdspelers voor andere leeftijdsgroep
10. Werven en aanstellen van leiders bij niet-selectieteams jeugd
11. Werven en aanstellen van leiders bij niet-selectieteams senioren
12. Onderhouden contacten met convenantpartners zoals BVO’s
13. Zorgen voor informatie-set aan jeugdspelers aan begin seizoen
14. Inregelen van beschikbaarheid EHBO op sportpark in weekend
15. Organiseren van jaarlijkse (herhaal) cursus reanimatie / AED
16. Werven en aanstellen assistent scheidsrechters bij selectieteams jeugd en senioren
17. Werven en aanstellen begeleiders bij selectieteams jeugd en senioren
18. Werven en aanstellen assistent scheidsrechters niet-selectieteams jeugd en senioren
19. Aanstellen van scheidsrechters bij alle wedstrijden per week
20. Verzorgen van waardering van de scheidsrechters na de wedstrijd
21. Zorgen voor opleiding van (nieuwe) scheidsrechters
22. Onderhouden van contacten met KNVB-scheidsrechters
23. Zorgen voor faciliteiten-verzicht van selectieteams senioren
24. Organiseren van recreatieve nevenactiviteiten bij de jeugd
25. Opstellen en bewaken van de seizoenkalender
26. Het verwerken van contracten voor betaalde niet-vrijwilligers
27. Het bijhouden van een contractenregister voor alle betaalde functionarissen
28. Het tijdig opstellen, verlengen en opzeggen van contracten
29. Werven overige vrijwilligers (niet zijnde trainers, leiders en assistent scheidsrechters)
30. Bijhouden van een vrijwilligersbestand
31. Opstellen van vrijwilligersovereenkomsten
32. Opstellen van contracten met vrijwilligersvergoeding
33. Beheren en wijzigen registratie, administratie en communicatie in seniorenafdeling
34. Zorgen voor financieel beheer van budget jeugdafdeling
35. Zorgen voor financieel beheer van budget nevenactiviteiten jeugdafdeling
36. Zorgen voor financieel beheer van budget seniorenafdeling
37. Zorgen voor betaling boetes aan KNVB en inning boetes bij spelers
38. Zorgen voor een actueel ledenbestand
39. Zorgen voor de administratie van strafzaken
40. Het incasseren van KNVB-boetes bij spelers en andere functionarissen
41. Beheren en overdragen van diverse bestanden ter bewaring
42. Onderhouden van contacten met andere verenigingen en de voetbalbond
43. Afgelasten van trainingen
44. Afgelasten van wedstrijden na overleg met accommodatiebeheer en consul
45. Zorgen voor het functioneren van digitale wedstrijdformulieren
46. Verzorgen van interne contacten over de wedstrijdkleding van alle teams
47. Zorgen voor trainingsmaterialen
48. Zorgen voor wedstrijdmaterialen
49. Zorgen voor huurcontract sporthal voor zaalvoetbal
50. Zorgen voor declaratie en uitbetaling reiskosten
51. Zorgen voor faciliteiten-overzicht selectieteams jeugd in landelijke divisie
52. Verbinding bewaken Wedstrijdsupport met commissies Jeugd- en Seniorenzaken
53. Zorgen voor tijdige jaarlijkse subsidie-aanvragen bij gemeente
Voor de integrale bespreking van voetbalzaken is er periodiek een overleg van de voorzitter voetbalbestuur, de voorzitter commissie jeugdzaken en de voorzitter commissie seniorenzaken.
ACCOMMODATIEBESTUUR
Dit bestuur is het bestuur van de Stichting Exploitatie Accommodatie s.v. Grol (SEAG). Het bestuur telt 7 personen. Per persoon zijn er één of meer taakgebieden :
-Financiën
-Sportinventaris en sportmaterialen
-Natuurgrasvelden (3) en groenvoorzieningen
-Kunstgrasvelden (2½) en beachveld (1)
-Installaties en veldverlichting
-Gebouwen en andere opstallen
-Verzekeringen, belastingen en erfpacht
De SEAG werkt met een eigen begroting, jaarrekening en jaarverslag.
Investeringsbeslissingen worden genomen binnen het jaarlijkse begrotingsbudget. Dit budget wordt toegekend via de jaarlijkse hoofdbegroting van de Grol dat door de ledenvergadering wordt vastgesteld.
Het bestuur van de SEAG heeft een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en vier leden.
Vertrouwenspersonen
Bij meldingen van ‘ongewenst gedrag’ binnen de vereniging maakt de Grol gebruik van twee onafhankelijke vertrouwenspersonen. Voor onderzoek, conflictbemiddeling en advisering. Hun gegevens staan op de hoofdpagina van de website.
RONDOGRAM
Het gebruikelijke organogram is bij Grol vervangen door een Rondogram. In het Rondogram staan spelers, trainers en leiders centraal. Dit om te benadrukken dat bij de Grol het voetbal de meest centrale positie inneemt. Het bestuur gezondheid en gedrag staat er nog in, maar bestaat op dit moment niet meer. De taken zijn onderverdeeld in de overige besturen.
BEZETTING VAN BESTUREN, COMMISSIES, GROEPEN EN BUREAUS
Op de website van de Grol wordt een overzicht bijgehouden van de actuele bezetting.
