11-10-2019
Geachte leden,
Wij nodigen u graag uit voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering van de sportvereniging Grol.
MAANDAG 28 OKTOBER 2019 / Aanvang : 20.00 uur
Locatie : sportcafé Den Elshof
Voorafgaand vindt er om 19.45 uur een korte herdenking plaats voor onze overleden leden. Dit doen we bij de ingang van het sportpark bij het monument “Bewogen staan wij stil”.
De AGENDA met toelichtingen is als volgt (de agenda loopt door op de achterkant)
1. Opening
2. Notulen algemene ledenvergadering van 12 oktober 2018
Toelichting :
Notulen komen binnenkort op website en liggen vóór de vergadering ter inzage.
3. Algemeen jaarverslag seizoen 2018-2019
Toelichting :
Algemeen jaarverslag komt binnenkort volledig op de website en secretaris leest een samenvatting voor.
4. Financieel jaarverslag seizoen 2018-2019
Toelichting :
Samenvatting komt binnenkort op de website. De penningmeester licht het volledige jaarverslag kort toe.
5. Verslag kascommissie over controle op boekjaar 2018-2019.
Toelichting :
Marjolein Houwer en Roy Berentsen brengen schriftelijk verslag uit van hun waarnemingen en geven advies over de goedkeuring van het financieel jaarverslag.
6. Samenstelling kascommissie voor controle boekjaar 2019-2020.
Toelichting :
Marjolein Houwer en Emiel Boschker vormen de kascommissie.Voor de kascommissie boekjaar 2020-2021 wordt kandidaat gesteld : Robin Brockotter.
7. Huldigingen eerste ronde (3 leden 50 jaar lid)
Toelichting :
Na het honderdjarig bestaan hebben wij besloten de gouden speld af te schaffen bij een 50-jarig lidmaatschap. Daarvoor in de plaats komt het beeldje “Van mens tot mens”. Wij reiken dat beeldje aan de jubilarissen uit als een “Symbool van verbondenheid”.
8. Bestuurlijke organisatie en organisatiecultuur
Toelichting :
Zoals u in het laatste clubblad (juli 2019) heeft kunnen lezen is de bestuurlijke organisatie van de Grol voortdurend in ontwikkeling. Dit hoort bij een grote, moderne organisatie. We hebben onder het hoofdbestuur drie besturen ingericht, het voetbalbestuur, het organisatiebestuur en het accommodatiebestuur. De volgende stap heeft te maken met het verder overdragen van verantwoordelijkheid, met het verminderen van de belasting van alle vrijwillige bestuurders en met de cultuur in de organisatie van Grol.
De verantwoordelijkheden zullen verder worden overgeheveld naar de drie besturen. Met daarbij de bevoegdheden en het budget. Bij het accommodatiebestuur (=bestuur SEAG) is dat voor een groot deel al het geval. Dat model willen we ook gaan invoeren voor de twee andere besturen.
Mensen uit het hoofdbestuur bespreken onderwerpen vaak twee of zelfs drie keer. Bijvoorbeeld in de commissie jeugdzaken, in het organisatiebestuur en dan nog een keer in het hoofdbestuur. Dat is een belasting en het is niet efficiënt.
De drie besturen moeten in hun zelfstandigheid ook kunnen bouwen op de mensen die een taak op zich hebben genomen zoals leider, trainer, coördinator, lid van een commissie, lid van een projectgroep enzovoort. Daar is binnen de Grol vrij regelmatig een vrijblijvendheid te zien met als gevolg dat een bestuurder deze taak zelf maar gaat uitvoeren. Dat is zeer frustrerend, het duurt te lang, de herinneringen kosten energie en de belasting komt weer bij de verantwoordelijke bestuurder te liggen. Die cultuur moet eruit bij de Grol om het met zijn allen in de toekomst vol te houden deze mooie vereniging in stand te houden. Ook een bestuurder moet erop aan kunnen dat een afspraak wordt nagekomen.
Het “naar beneden verleggen” van verantwoordelijkheden begint dus in het hoofdbestuur. Tegelijkertijd worden dubbelingen in besprekingen beperkt. Dit houdt in dat het hoofdbestuur wordt verkleind. En om te benadrukken dat niet alles meer via het hoofdbestuur verloopt, wordt de naam gewijzigd in algemeen bestuur. Het algemeen bestaat uit zeven personen. De voorzitter, secretaris en penningmeester (die de agendacommissie van het algemeen bestuur vormen). Daarnaast één vertegenwoordiger uit het voetbalbestuur, organisatiebestuur en accommodatiebestuur en dat hoeft niet de voorzitter van dat bestuur te zijn. Tenslotte is er een zevende lid in het algemeen bestuur voor verenigingsbrede projecten.
Per 1 januari 2020 gaat deze bestuurlijke wijziging in. Het algemeen bestuur en de drie besturen gaan werken in de cultuur “uitspreken, afspreken, aanspreken”. De drie besturen zetten deze cultuur door naar alle vrijwilligers met wie ze te maken hebben.
Het traject van bestuurlijke belastbaarheid en cultuurverandering bij de Grol werd tot nu toe begeleid door de KNVB. Die begeleiding en ondersteuning gaat de Rabobank overnemen. De Rabobank stelt daarvoor deskundigen beschikbaar en brengt aan de Grol geen kosten in rekening.
9. Rooster van aftreden hoofdbestuur
Toelichting :
Penningmeester Hans van Halm is aftredend en niet herkiesbaar. In de vorige ledenvergadering (2018) is Tom Hoffman al als nieuwe penningmeester benoemd.
Voorzitter Hans Scheinck is aftredend en herkiesbaar
Per 1 januari 2020 zal nog een aantal leden tussentijds aftreden indien de vergadering de wijzigingen in de bestuurlijke organisatie kan ondersteunen (zie agendapunt 8.)
10. Huldigingen tweede ronde (3 leden 50 jaar lid)
11. Statutenwijziging
Toelichting :
Er wordt nog een statutenwijziging voorgelegd over investeringsbeslissingen door de Stichting Exploitatie Accommodatie Grol (beschreven in het fusie-voorstel).
12. Contributiebeleid
Toelichting :
Er wordt een voorstel aan de ledenvergadering voorgelegd. Dit voorstel is afhankelijk van de besluitvorming op de bijzondere ledenvergadering op 7 oktober 2019.
13. Bestuurlijke actualiteiten
Toelichting :
Uit het voetbalbestuur, het organisatiebestuur en het accommodatiebestuur zal kort een aantal actuele onderwerpen worden toegelicht.
14. Huldigingen derde ronde (3 leden 50 jaar lid)
15 Overige zaken waaronder de rondvraag
16. Afsluiting om uiterlijk 22.30 uur
