Per boekjaar wordt een begroting opgesteld. Het boekjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni van het volgend kalenderjaar. In de begroting worden inkomsten en uitgaven opgenomen. De jaarrekening over het vorige boekjaar wordt met dezelfde structuur opgezet. Een balans wordt daaraan toegevoegd. Begroting en jaarrekening worden door de penningmeester opgesteld en namens het bestuur aan de ledenvergadering voorgelegd ter goedkeuring. De jaarrekening wordt voorzien van een advies van de kascommissie (of een dergelijk orgaan). De kascommissie (of een dergelijk orgaan) wordt door de ledenvergadering benoemd.
De kascommissie voert in ieder geval uit : steekproeven op betaalde facturen, steekproef confrontatie offerte op betaald bedrag, controle aansluiting exploitatie op balans, controle aanwezigheid van materiële vaste activa, aansluiting ledental op contributie-inkomsten, aansluiting sponsorcontracten op sponsorinkomsten, controle uitbetalingen aan betaalde krachten en vrijwilligers aan de hand van arbeids- en vrijwilligersovereenkomsten, vaststellen volledigheid van fiscale afdrachten, controle aansluiting betaalde pachten/huren op gesloten overeenkomsten, controle aansluiting aangevraagde en ontvangen subsidies. Het bestuur kan de kascommissie periodiek vragen een financiële risico-analyse op te stellen.
Als op advies van de kascommissie de ledenvergadering de jaarrekening goedkeurt, wordt het bestuur décharge verleend voor het gevoerde financiële beleid in het afgelopen boekjaar.
De belangrijkste inkomsten bestaan uit contributies, sponsorbijdragen, subsidies en verhuur/pacht.
De belangrijkste uitgaven bestaan uit wedstrijdkosten, accommodatiekosten, communicatiekosten, salarissen trainers en vrijwilligersvergoedingen.
Per boekjaar zorgt de penningmeester voor kwartaalrapportages aan het bestuur waarin het verloop van de inkomsten en uitgaven kan worden gevolgd.
Het inrichten van de financiële structuur is een verantwoordelijkheid van de penningmeester. Met instemming van het bestuur kan er een mandaatregeling met budgetten bestaan. Mandaten worden op persoon toegekend en niet op een groep. In een mandaatregeling worden geldlimieten aangegeven, per categorie en/of totaal per budget.
Er wordt gebankierd bij een lokale of regionale bank. De penningmeester bepaalt het aantal bankrekeningen. Overtollige geldmiddelen worden op een spaarrekening gezet. Beleggingen zijn niet toegestaan.
De penningmeester is de enige functionaris met betaalbevoegdheid (bankmachtiging). Bij bedragen in één transactie boven de € 5.000,- is de handtekening van een ander bestuurslid vereist.
In het geval van gemandateerde budgetten, dient de budgethouder alle facturen eerst van een handtekening voor akkoord te voorzien.
De voorzitter van het bestuur van de accommodatie stichting is hoofdbudgethouder voor het budget dat door de vereniging jaarlijks aan de stichting wordt verstrekt.
Het opvragen van offertes is een standaard uitgangspunt. De gekozen offerte moet bij het indienen van de factuur worden toegevoegd. Bij het opvragen van offertes hebben sponsoren van de vereniging voorrang.
De financiële stukken van de laatste 10 jaar worden analoog of digitaal bewaard in het verenigingsarchief. Onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
Het algemene jaarverslag wordt minimaal 50 jaar analoog of digitaal bewaard in het verenigingsarchief. Onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
De ledenadministratie wordt door een aparte functionaris uitgevoerd. Leden betalen contributie. De hoogte van de contributie wordt door de ledenvergadering vastgesteld op advies van het bestuur. Er zijn meerdere categorieën contributie, onder meer voor senior leden, jeugdleden, ondersteunende leden. De contributie wordt per kwartaal in rekening gebracht. Bij het spelen in meer spelsoorten wordt er voor de tweede of derde speelsoort een korting op de totale contributie toegepast.
Link naar meer info over de ledenadministratie en contributies
Ereleden en erevoorzitters zijn vrijgesteld van contributie.
Ouders van kinderen (onder 18 jaar) uit een gezin met een minimum inkomen kunnen gebruik maken van regelingen via de gemeente (kindregelingen, jeugdfonds).
Het derde of volgende kind uit hetzelfde huishouden is vrijgesteld van contributie tot en met de oudste leeftijdscategorie bij de jeugd.
Een spelend lid dat langdurig is geblesseerd kan aan de penningmeester vragen om in de ziekteperiode geen contributie te betalen.
Voor het aanmelden of afmelden als lid is een digitaal formulier op de website aanwezig. Mondeling afzeggen telt niet als afzegging. In dat geval loopt de contributie gewoon door. Het lidmaatschap geeft recht op het ontvangen van het clubblad, een presentatiegids, bepaalde verzekeringen voor spelende leden en vrijwilligers, het lidmaatschap van de KNVB voor spelende leden, gratis toegang bij thuiswedstrijden van Grol 1 en gratis deelname aan activiteiten van de vereniging.
Link naar contactformulier voor aanmelden en afmelden
Gemaakte kosten kunnen bij de penningmeester gedeclareerd worden. Mits daarover afspraken zijn gemaakt met een budgethouder of de penningmeester. Voor het indienen van de declaratie is een declaratieformulier beschikbaar.
Reiskosten bij vervoer naar wedstrijden kunnen alleen door ouders van jeugdleden gedeclareerd worden. Per wedstrijd kan er vanaf 51 kilometer worden gedeclareerd.
Voor in rekening te brengen kosten bij derden wordt altijd een factuur gemaakt. De penningmeester bepaalt wie de factuur namens de vereniging mag verzenden.
